5 распространённых ошибок тайм-менеджмента
Тайм-менеджмент – это система разумного управления временем. Научиться беречь часы и минуты несложно, если действовать по заранее составленному плану. Люди, пренебрегающие краткосрочным и долгосрочным планированием своих дел, допускают одни и те же ошибки, в результате которых продуктивность их деятельности гораздо ниже, чем могла бы быть.
Составляющие тайм-менеджмента и основные ошибки новичков
Список условий для эффективности системы тайм-менеджмента достаточно обширен, при этом многие люди пренебрегают их выполнением, например:
- постановка целей;
- разработка детализированного плана действий;
- расстановка приоритетов и сортировка задач по степени важности;
- составление списка дел;
- делегирование незавершённых заданий;
- анализ израсходованного времени;
- мониторинг;
- решение организационных вопросов.
Психологи выделили 5 основных ошибок, которые препятствуют успешному освоению основ тайм-менеджмента.
«День должен быть распланирован по минутам»
Ошибки в планировании могут стать причиной повышенной нервозности и раздражительности. Какие ошибки на работе мы совершаем в первый час?
Цель тайм-менеджмента – оптимизация времени, а не создание условий, делающих жизнь невыносимой.
«Творческим работникам не стоит практиковать систему»
Так рассуждают непрофессионалы. Каждый человек, независимо от специфики работы, нуждается в правильной организации времени.
Изначально тайм-менеджмент предназначался для лиц, занимающихся бизнесом или работающих по найму. Сегодня система управления временем актуальна и для личной активности, и для творческих занятий.
«Тайм-менеджмент не оставляет времени на отдых»
Сутки, как и прежде, состоят из 24 часов. 7–8 из них необходимы человеку для ночного отдыха. Чтобы разграничить рабочий режим и время, которое можно потратить на отдых, достаточно составить таблицу по следующей системе:
- Нарисовать сетку из 7 колонок и 16–17 рядов, где колонки обозначают дни недели, а ряды – время активности.
- Содержимое таблицы – это отражение всей активности человека с понедельника по воскресенье. Следует учитывать не только время, проведённое на рабочем месте. Часы и минуты, затраченные на поездки на работу и обратно, уборку и хождение по магазинам, и даже на принятие душа тоже нужно зафиксировать.
- Строчки, оставшиеся незаполненными – это время для отдыха.
Подборка лучших книг по личному тайм-менеджменту.
«Задачи, которые не удалось решить сегодня, можно отложить на завтра»
Работа, отложенная «на потом», имеет свойство нагромождаться, подобно куче неприбранного мусора. Кроме того, психология человека такова, что он всегда готов подбросить свой мусор на чужой участок.
Работник, не умеющий делегировать дела, впоследствии бывает вынужден разгребать не только свои «завалы», но и решать взаимосвязанные задачи, не завершённые коллегами.
Как перестать уставать и начать жить?
«Выполнение нескольких задач одновременно – одна из «фишек» тайм-менеджмента»
Никакая система не научит человеческий мозг функционировать в режиме многозадачности. Хватаясь за всё сразу, работник лишь понижает скорость и эффективность труда. Лучшее, что можно сделать – распределить задания по степени важности и выполнять их по очереди.
Как перестать торопиться и всё успевать?
Цель тайм-менеджмента – исключить ошибки, связанные с неправильной организацией труда
Составление краткосрочных и долгосрочных списков дел – наилучший способ взять под контроль свою деятельность. Долгосрочные планы и цели, а также все, что необходимо сделать в течение месяца, должно быть отражено в перечнях глобальных и ежемесячных задач.
Необходим также ежедневный список дел с не менее чёткой постановкой задач. Его составляют по вечерам. Напротив каждого пункта необходимо записать, как его решение повлияет на реализацию долгосрочного и месячного планов.
Перестаньте заниматься ЭТИМ, и вы будете все успевать!
Как застраховаться от ошибки: генеральный план «гуру» тайм-менеджмента
Цель системы управления временем – научить людей выполнять задачи, которые действительно важны для достижения желаемого. Разобраться с целями поможет схема, разработанная основателем США Бенджамином Франклином. Нужно нарисовать таблицу-пирамиду, разделить её на 7 граф и заполнить, начиная снизу:
- перечислить свои жизненные ценности (основание пирамиды);
- сформулировать основную цель (можно несколько);
- составить генеральный план достижения целей;
- распланировать свою деятельность на 3–5 лет;
- продумать деловые шаги в ближайшие несколько месяцев;
- составить план действий на следующую неделю;
- распланировать завтрашний день (вершина пирамиды).
Планируя дела на завтра, необходимо понимать, насколько завтрашние победы важны для достижения конечной цели. А самое главное, следует всегда помнить, что время – это не восполняемый ресурс, его надо ценить и беречь.
Читайте также:
- что нужно сделать, чтобы не испортить начало дня и сделать его продуктивным;
- как женщине успешно совмещать карьеру и семью, не забывая о себе;
- какие 3 привычки выдают неудачников;
- 5 лучших инвестиций для работы над собой;
- развитие по горизонтали и вертикали — в чем разница;
- книги успешных людей, которые стоит прочесть каждому;
- привычки успешных людей, которые полезно взять на вооружение;
- как работает визуализация желаний и правила ее выполнения;
- как составить карту желаний.